Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Nimi: Hyvinvoivaa Voimaa

Y-tunnus: 2874709-2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Kristiina Koivusalo

Osoite: Jylhäntie 65, 69600 Kaustinen

Puhelinnumero: 040-7274070

Sähköpostisosoite: kristiina@hyvinvoivaavoimaa.fi

Rekisterin nimi: Valmennustoiminnan asiakasrekisteri

Internet-sivustoa koskevat tiedot

Kommentit

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

Media

Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

Yhteydenottolomakkeet

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä. Käytämme myös seurantaevästeitä, joiden avulla voimme suunnata sinua kiinnostavaa sisältöä juuri sinulle.

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Voit halutessasi muuttaa evästeasetuksia koska tahansa sivuston vasemmassa reunassa olevan kuvakkeen kautta.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Analytiikka

Kenelle jaamme tietosi

Emme jaa tietojasi ulkopuolisille.

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Minne lähetämme tietosi

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.

Sähköpostilistalle liittyessäsi tietosi tallennetaan sähköpostipalvelu Active Campaigniin. Active Campaign on sitoutunut noudattamaan Euroopan unionin tietosuoja ja henkilötietosäädöksiä.

Omat yhteystietosi

Omat yhteystietosi, jotka annat yhteydenottolomakkeessa tulevat osaksi Hyvinvoivaa Voimaa valmennus asiakasrekisteriä, mikäli asiakkuus syntyy yhteydenottosi jälkeen. Mikäli asiakkuutta ei synny, tietosi poistetaan. Sähköpostilistalle liittyessäsi sinulla on oikeus erota listalta missä vaiheessa tahansa, jolloin tietosi poistetaan listalta ja rekisteristämme.

Lisätiedot

Kuinka suojelemme henkilötietojasi

Sekä sivusto, että tietokone, jolla sivustoa ylläpidetään on suojattu palomuurein ja virustorjuntaohjelmistojen avulla. Salasanat sivuston ylläpitoon ovat ainoastaan ylläpitäjän tiedossa.

Miten toimimme tietomurron tapahtuessa

Tietomurron tapahtuessa selvitämme, onko henkilötietojen päätyminen ulkopuolisten haltuun, ollut mahdollista. Ilmoitamme tietomurrosta viipymättä asianosaisille.

Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, jossa asiakas vapaaehtoisesti ottaa toiminnanharjoittajaan yhteyttä saadakseen liikunta- ja ravitsemussuunnitteluun liittyviä palveluita.

Asiakkaan antamien tietojen pohjalta laaditaan henkilökohtainen liikunta- ja/tai ravitsemussuunnitelma. Suunnitelmien laatimista varten asiakkaalta saatetaan joutua keräämään myös arkaluonteista, hänen terveydentilaansa liittyvää tietoa. Tämän tiedon hankkiminen on kuitenkin välttämätöntä turvallisen liikunnan ja ravitsemuksen toteuttamiseksi. Asiakkaalle kerrotaan valmennussopimuksen laatimisen yhteydessä, että hänen henkilötietonsa tallentuvat asiakasrekisteriin valmennuksen ajaksi ja että hänen terveyden tilaansa koskevat tiedot ovat valmennuksen toteutumisen kannalta oleellisia.

Henkilötietojen kerääminen

Asiakas toimittaa kaikki tiedot itse valmentajalle taustatietolomakkeen avulla. Tietoja ei kerätä muuta kautta.

Tietojen säilytys

Kirjalliset materiaalit

Palvelun tuottamisesta syntyvää kirjallista materiaalia ovat valmennussopimukset sekä mahdolliset asiakkaalle ja personal trainerille tulostetut suunnitelmat sekä kalenteri ajanvarauksineen. Valmennussopimuksien valmentajan kappaleita säilytetään niille varatussa kansiossa elinkeinonharjoittajan kotona sijaitsevassa toimistohuoneessa. Sopimukseen tulee ainoastaan asiakkaan allekirjoitus ja nimenselvennys. Kansio on nimetty eikä se ole muiden perheenjäsenten saatavilla. Sopimuksia säilytetään vuosi asiakassuhteen päättymisen jälkeen, mikäli asiakkaalle tulee kysyttävää itse sopimukseen liittyen.

Asiakkaan kappaleet suunnitelmista toimitetaan mahdollisimman nopeasti asiakkaalle itselleen. Personal trainerin kappaleet säilytetään niille varatussa kansiossa ja tuhotaan kun niille ei enää tarvetta. Pyrkimyksenä toiminnassa on se, että kirjallista materiaalia, jossa on henkilötietoja, syntyy mahdollisimman vähän.

Kalenteriin merkitään ainoastaan asiakkaan nimi ja sovitun tapaamisen kellonaika. Kalenteri kulkee elinkeinonharjoittajan mukana eikä se ole näin ollen muiden henkilöiden saatavilla.

Sähköiset materiaalit

Toiminnasta syntyvää sähköistä materiaalia ovat taustatietolomake sekä suunnitelmat. Lisäksi elinkeinonharjoittajan laskutus tapahtuu sähköisesti Op-kevytyrittäjä palvelun kautta. Taustatietolomakkeet tallentuvat personal trainer toiminnalle varattuun sähköpostiin, josta ne poistetaan asiakkuuden päätyttyä. Taustatietolomakkeita ei ladata tietokoneelle.

Suunnitelmat laaditaan personal trainerin omassa käytössä olevalla tietokoneella tai tabletilla. Molemmat on suojattu virustorjuntaohjelmalla. Tallennus tapahtuu pilvipalveluun, johon elinkeinonharjoittajalla on ainoastaan salasana. Kun asiakkuus päättyy, kaikki asiakasta koskevat suunnitelmat poistetaan.

Palveluiden laskutus tapahtuu Op-kevytyrittäjäpalvelun kautta joko tietokoneella tai puhelimella suoritettuna. Palvelu on turvallinen henkilötietojen käsittelyn kannalta.

Tietojen luovutus ja käyttö suoramarkkinointiin

Asiakkaiden tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Mikäli liityt Hyvinvoivaa Voimaa sähköpostilistalle, antamiasi tietoja voidaan käyttää palveluiden suoramarkkinointiin. Tietojasi voidaan säilyttää sähköpostilistan osalta ulkomaisella palvelimella, mutta tuolloin ne ovat ainoastaan palvelun tuottajan käytettävissä. Active Campaign, joka toimii sähköpostimarkkinointiohjelmiston ylläpitäjänä, on sitoutunut noudattamaan Euroopassa voimassa olevaa tietosuoja ja henkilötietoihin liittyvää lainsäädäntöä.

Ainoa kolmas osapuoli, joka asiakkaiden tietoja käsittelee, on Op-kevytyrittäjäpalvelu, koska palveluiden laskutus ja elinkeinonharjoittajan kirjanpito hoidetaan sitä kautta.

Valmennuspalveluissa syntyvät tiedot pidetään salassa eli asiakkaita koskevia tietoja ei elinkeinonharjoittaja paljasta ulkopuolisille.

Tietojen tarkastaminen ja korjaaminen

Asiakkaalla on mahdollisuus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä pyytää korjausta, mikäli havaitsee tiedoissa virheitä. Korjauspyynnöt osoitetaan elinkeinonharjoittajalle ja hän pyrkii suorittamaan korjaukset viimeistään seuraavana päivänä asiakastietoihin.